tirsdag den 24. april 2012

Klik-tælling - en vigtig parameter i ESDH-systemets brugervenlighed


Først – tak til Morten for at lade mit afprøve mine evner som gæsteblogger her på ESDH-bloggen.

Jeg har for nylig haft fornøjelsen af at hjælpe en kunde med at teste et ESDH-system. Det er altid en spændende opgave at få lov at teste et system eller en version, som man i forvejen ikke er helt fortrolig med. For når man tester lidt i ”ukendt land”, så opdager man alle leverandørens små usabilitymæssige fejl i programmet. I dette konkrete eksempel har det resulteret i, at leverandøren er blevet spammet med bitte små fejl og ændringsønsker, hvor det ville være logisk (fra mit synspunkt) at spare et klik eller to.

Og det leder mig tilbage til overskriften om klik-tællingens vigtighed i forhold til andre brugervenlighedsparametre.

En meget stor andel af medarbejderne i en dansk kommune i dag bruger kommunens ESDH-system – og det kan de fleste godt finde ud af. ESDH-systemernes kernefunktioner ligner hinanden rimeligt meget og systemernes generelle brugervenlighed er kommet langt op over de første systemers begynderfejl. Og det primære fokus er ikke længere at sætte knapperne på de rigtige steder. 

ESDH skal gå hurtigt
Når jeg taler med brugere af ESDH rundt om i landet er et af budskaberne at journaliseringen og arbejdet med ESDH skal gå så hurtigt som absolut muligt. Og så er antallet af felter og klik som brugeren skal udføre pludselig en meget vigtig faktor. Både i forhold til brugerens oplevelse af at arbejde effektiv – og den tid det faktisk tager at udføre arbejdet. Når vi taler kernefunktionalitet i ESDH-systemerne i dag, så skal vi tænke på at hver gang vi sparer brugeren for 1 klik – så bliver det i længden målbart for organisationen. Hvis et klik tager 2 sekunder ekstra vil denne ene lille ting spare en organisation med 500.000 dokumenter om året for 1.000.000 sekunder – svarende til 277 timer – hvis det ene klik var væsentligt for alle dokumentoprettelser. Og husk så også på samme regnestykke, hver gang leverandøren tilføjer et ekstra klik. Tænk – et sparet klik kan være at cursoren er placeret rigtigt i et skærmbillede.

Måling af klik i kommunale ESDH-systemer
år holdt jeg sammen med en række Nordsjællandske kommuner et 2-dages arrangement, hvor vi så de 8 ESDH-leverandører, som er til stede på det kommunale marked. I den forbindelse lavede vi en klik-tælling på alle systemernes kernefunktionalitet. Jeg vil ikke her redegøre for den præcise case og målemetode – men kort fortalt skulle leverandørerne vise en typisk simpel arbejdsgang i deres system. Jeg holdt styr på hvor mange gange man skulle klikke til et felt/udfylde et felt/klikke på knapper for at gennemføre opgaven. Resultaterne for de 8 leverandører lå mellem 42 og 72 klik for udførelse af samme opgaver. Tallene i sig selv giver ikke mening – men det gør den relative forskel. Det system med færrest klik havde næsten kun halvt så mange som det system med flest.

Og det er måske værd at tænke over, når man vælger ESDH-system...

2 kommentarer:

  1. Hej Ane - mange tak for indlægget :-)

    Jeg er med dig hele vejen på kliktællingen. Og selvom man nogle gange kan få lidt tæsk for at omregne sekunder til timer og dage, så er timer og dage jo nu engang opbygget af sekunder - og det kan brugerne i høj grad mærke!

    Jeg havde engang et møde med en systemejer, hvor jeg fortalte om nye features, vi ville implementere, og hvordan de kunne gavne hans brugere. Han afbrød mig ret bryskt og sagde, at for ham var der kun én ting, der talte: systemets svartider (herunder i høj grad også antallet af klik). Det var der, hans business case lå, og før der var styr på det, gad han faktisk ikke høre om ny funktionalitet.

    Her talte vi i øvrigt ikke et system, der havde dårligere svartider end mange andre systemer "derude", men om en systemejer, der virkelig havde fokus på at gøre hverdagen nemmere for sine brugere.

    Og endelig - en fordel ved metoden 'kliktælling' i sig selv: Svartider kan være svære at forudsige. Et nyt esdh-system kan opføre sig perfekt de første 3 år og herefter dø helt og aldeles ud. Antallet af klik som prædiktor er tværtimod ret statisk. Hvis der allerede er mange klik i systemet til at starte med, så bliver det ikke bedre med alderen, når svartiderne begynder at blive længere :-)

    SvarSlet
    Svar
    1. Tak for kommentareren. Ja, reduktion af 1 klik i ESDH-systemet vil nok ikke kunne måles i en organisation. Men mener jeg nu godt forskellen mellem 42 og 72 vil kunne måles på medarbejdernes tidsforbrug, hvis ellers svartiderne er de samme.

      Slet